›   ›   › 

الوصف الوظيفي Administrative Assistant II في مستشفى الحرس الوطني - الشؤون الصحية


الوصف الوظيفي Administrative Assistant II في مستشفى الحرس الوطني - الشؤون الصحية

في بيئة العمل المؤسسية، لا يمكن الاستغناء عن دور السكرتير الإداري أو ما يُعرف رسميًا بمسمى Administrative Assistant II، وهي وظيفة تمثل نقطة الارتكاز في تنظيم الأعمال المكتبية والتنسيق بين الأقسام المختلفة.

في هذه المقالة، سنقدم شرحًا تفصيليًا لمسؤوليات هذه الوظيفة، وأهم المهام اليومية التي يقوم بها السكرتير الإداري، مع التأكيد على أهميتها في القطاعين الحكومي والصحي، مثل مستشفيات وزارة الحرس الوطني.

ما هي وظيفة Administrative Assistant II؟

Administrative Assistant II أو ما يُطلق عليه بالعربية "السكرتير الإداري من المستوى الثاني"، هو الشخص المسؤول عن تقديم الدعم الإداري والكتابي للإدارة أو القسم الذي يعمل فيه. وتكون مهامه أكثر تقدمًا من المستوى الأول، وتغطي نطاقًا أوسع يشمل التواصل، التنسيق، إعداد الوثائق، وجدولة الاجتماعات، ومتابعة المراسلات الرسمية.

المهام والواجبات اليومية لوظيفة Administrative Assistant II

1. الدعم الإداري اليومي

  • الرد على المكالمات الهاتفية واستقبال الزوار.

  • تدوين الرسائل وتنظيم مفكرة القسم وجدولة المواعيد.

  • التعامل مع الطلبات والاستفسارات العامة من الزوار أو المتصلين.

2. نقطة الاتصال الأساسية

  • تمثيل القسم كنقطة اتصال مع العملاء الداخليين والخارجيين.

  • توفير الدعم العام للزوار والعملاء والمراجعين.

3. معالجة المراسلات والوثائق

  • استلام وفرز وتسجيل وتوزيع المراسلات الواردة (بريد، بريد إلكتروني، مذكرات داخلية).

  • حفظ الملفات إلكترونيًا ويدويًا بشكل منظم يسهل الرجوع إليه.

  • إعداد ردود على المراسلات الروتينية وإكمال النماذج والوثائق المطلوبة.

4. نسخ وتوصيل المستندات

  • نسخ المراسلات والوثائق الرسمية عند الحاجة.

  • تسليم المراسلات العاجلة داخل وخارج القسم بسرعة وكفاءة.

5. التنسيق الداخلي والخارجي

  • التنسيق مع الموظفين في القسم ومع العملاء الخارجيين لتسهيل التواصل.

  • التعاون مع جميع مستويات السكرتارية لتلبية احتياجات الإدارة.

6. متابعة محاضر الاجتماعات

  • تتبع نتائج وتوصيات اللجان ورفعها للمراجعة أو اتخاذ الإجراء المناسب.

  • إعداد عروض تقديمية وتقارير دورية حسب طلب الإدارة.

7. إدارة المكتب

  • طلب المستلزمات المكتبية وتنظيم الأصول الإدارية.

  • تنفيذ بعض الأعمال المحاسبية البسيطة وتحديث قوائم الاتصال.

8. الحفاظ على سرية المعلومات

  • حماية سرية المعلومات والوثائق التشغيلية الخاصة بالإدارة.

9. تنفيذ المهام الأخرى

  • أداء أي مهام إضافية مرتبطة بالعمل الإداري بناءً على توجيهات الإدارة.

أهمية وظيفة السكرتير الإداري (Administrative Assistant II)

تُعتبر هذه الوظيفة حجر الزاوية في ضمان سير العمل الإداري بكفاءة ومرونة. ومن خلال أداء المهام التنظيمية اليومية، يسهم السكرتير الإداري في:

  • تحسين التواصل بين الأقسام المختلفة.

  • رفع مستوى التنظيم وسرعة إنجاز المعاملات.

  • تقليل الضغط على المسؤولين من خلال تنظيم الأعمال الروتينية.

  • تقديم صورة مهنية عن الجهة من خلال حسن الاستقبال والتعامل الرسمي.

هل تبحث عن وظيفة Administrative Assistant II؟

إذا كنت تمتلك مهارات قوية في التواصل، وإجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس، والقدرة على التنظيم وإدارة الوقت، فإن وظيفة السكرتير الإداري قد تكون الأنسب لك، خصوصًا في المستشفيات والمؤسسات الحكومية والهيئات الإدارية.

خلاصة

وظيفة Administrative Assistant II (سكرتير إداري) ليست مجرد وظيفة مكتبية تقليدية، بل هي دور إداري متقدم يتطلب مستوى عاليًا من الدقة والتنظيم والمرونة. ومن خلال هذه المهام، يساهم السكرتير في رفع كفاءة المؤسسة وتعزيز الانسيابية الإدارية بشكل احترافي.

العلامات :
سبحان الله وبحمده سبحان الله العظيم لا اله الا الله وحده لا شريك له له الملك وله الحمد وهو على كل شيء قدير